Карта против наличных
Мы продолжаем цикл статей о деньгах. Владелец компании не вправе тратить деньги как хочет, только по правилам налоговой и Центробанка.
Чтобы вам не изучать рекомендации госорганов, мы сами их изучили и собрали инструкции. Они помогают пользоваться деньгами без хлопот:
как забрать наличные из компании,
заменить наличные картой,
Сегодня — о банковской карте. Ее может использовать руководитель и сотрудники, а налоговая и ЦБ смотрят на нее с любовью.
Чтобы убедиться, что всё в порядке, госорганы проверяют компании. Налоговая проверяет сама, а Центробанк — поручает банкам.
У Семена магазин с детскими игрушками. Значит, он должен закупать игрушки, платить аренду и выдавать зарплату продавцам.
Банк не видит платежей, зато видит, что Семен несколько раз в месяц снимает наличные. Возможно, Семен расплачивается со всеми наличными, а может, и вовсе не расплачивается, а магазин открыл для вывода денег.
Для проверки банк запрашивает документы: договор с поставщиком, чек, товарную накладную — любые документы, которые доказывают, что Семен официально платит аренду и покупает игрушки.
Такая проверка отнимает время: вместо поиска клиентов Семен сдает документы.
Вторая проблема наличных — это лимит. Наличными можно оплачивать не больше 100 000 рублей по одной сделке. Одна сделка — это договор или счет.
Вы арендуете ресторан под Новый год. Если аренда обойдется в 100 000 рублей, вы укладываетесь в лимит, поэтому можно платить наличными. Если аренда дороже, рассчитываться наличными нельзя, а то штраф.
Правило лимита действует для компаний и индивидуальных предпринимателей. Для ООО лимит работает всегда, для ИП — только на рабочие сделки.
У вас ИП и вы покупаете Майбах для себя, отлично — платите наличными. Если арендуете конференц-зал, придется укладываться в 100 000 рублей или отказываться от наличных.
Если неудобно платить со счета и не хотите возиться с наличными, есть еще вариант — банковская корпоративная карта. Вы покупаете бумагу, банк и налоговая видят покупку и не задают вопросы. Еще по карте можно платить сколько угодно, в законе ограничений нет. Арендуете зал для корпоратива за 200 000 рублей, отлично, платите картой.
С картой меньше хлопот, чем с наличными, но правила использования тоже есть.
Корпоративная банковская карта — это карта компании. Банк выдает ее при открытии счета или по просьбе клиента. Вы открыли счет, поработали с банком месяц, поняли, что всё в порядке и просите карту.
У карты может быть отдельный счет — карточный. В этом случае у вас минимум два счета: основный счет компании и карточный. Есть другой вариант, когда у карты нет отдельного счета и она привязана к основному.
Банк сам решает, будет ли у карты отдельный счет, или нет.
У карты Модульбанка отдельный счет, он не привязан к основному
У карты отдельный счет
На карте столько денег, сколько вы перевели на карту. Перевели десять тысяч, можете оплатить покупку на десять тысяч.
Карта привязана к основному счету
На карте все деньги с основного счета. На основном счете два миллиона, картой можно оплатить покупку на два миллиона.
Налоговая не различает карточный и основной счет компании. Если вы получили деньги на карту, оплату надо включить в доход и платить с него налоги. Еще налоговая может блокировать карточный счет вместе с основным. Так бывает, если компания задерживает налоги или отчетность.
Для чего нужна карта
Карта подходит любым компаниям и предпринимателям. Неважно, чем вы занимаетесь: держите такси, магазин или студию дизайна, карта для всех упрощает работу с деньгами. Еще неважно, сколько у вас сотрудников, картой можно пользоваться самим или передать сотрудникам.
Оплачивать покупки компании — ужин с партнерами, аренду зала или товары для перепродажи.
Наличными
Взять крупную сумму, спрятать в сейфе и брать понемногу с собой. При этом надо помнить о сейфе, иначе придется платить из своих.
Картой
Один раз перевести крупную сумму на карту, носить карту с собой и платить, когда надо.
Или взять сразу все деньги с собой и прятать от карманников в бюстгальтере.
Заблокировать карту, если ее украдут. Так деньги остаются под защитой.
Помнить о лимите в 100 000 рублей: больше платить за одну сделку нельзя.
Нет лимита на оплату: платите хоть сто тысяч рублей за сделку, хоть миллион.
Выдавать сотрудникам на покупку канцелярки, подарков, воды в офис или для командировок.
Наличными
Выдавать сотрудникам на отдельные покупки: самим доставать деньги из сейфа или просить бухгалтера.
Или выдать крупную сумму, а потом собирать сдачу, если понадобились не все деньги.
Картой
Один раз перевести деньги на покупки и больше не отвлекаться.
Ждать отчеты сотрудников, чтобы понять, на что ушли деньги, и контролировать расходы.
Посмотреть расходы по карте в личном кабинете и самим узнать, на что сотрудники потратили деньги.
Платить за регулярные покупки — мобильную связь, интернет, такси для менеджеров.
Наличными
Выдавать сотрудникам под отчет: крупную сумму сразу или частями.
Картой
Привязать карту к Яндекс-такси и другим сервисам, и деньги спишутся сами.
Если оплата регулярная — 1000 рублей за телефон, для карты можно указать дату оплаты и сумму, и деньги спишутся сами. Не надо помнить о датах самим или ставить напоминая об оплате.
Собирать выручку c одной или нескольких точек.
Наличными
Сначала объехать магазины, забрать наличные, потом положить их на счет.
Картой
Отдать карту кассирам, чтобы они сами положили наличные. А вы переведете деньги с карты на счет одним кликом.
Оплачивать личные расходы, если вы ИП на упрощенке 6 % или на 15 %, но не учитываете покупки в расходах.
Наличными
Перевести деньги со счета ИП на личный и заплатить комиссию за перевод
Картой
Перевести деньги со счета ИП на карту для ИП и не платить комиссию, потому что это внутрибанковский перевод.
С карты покупать хлеб, билеты в кино или книги. Отчитываться за расходы не надо.
В целом подход такой: если вы что-то оплачивали наличными, оплачивать можно картой. Кроме одного исключения — карта не подходит для зарплаты. Для зарплаты вам понадобится зарплатный сервис от банка, а сотрудникам — зарплатные или личные карты.
Расплачиваться картой
Корпоративная банковская карта — то же самое, что обычная, только для компании, а не человека. Компания оплачивает картой расходы на командировки, закупку бумаги для принтера, рекламу в интернете. Это общее правило.
Остальные правила зависят от формы собственности и налогообложения.
ИП на упрощенке 6% используют корпоративную карту, как личную, ограничений нет. Картой можно расплачиваться в магазинах или отправлять деньги родителям.
ИП на упрощенке 15% или основной системе налогообложения. На этих формах налогообложения налог считается с учетом расходов. Поэтому тратить деньги можно как угодно, но если вы хотите учесть эти расходы при расчете налогов, сохраните квитанции и чеки и запишите расходы в Книгу учета доходов и расходов.
Юрлицо. Картой компания может оплачивать только нужды компании: рекламу на фейсбуке, представительские и командировочные расходы, канцелярские товары.
Если владелец компании купит страховой полис на деньги компании, это незаконно. Налоговая попросит доказать, зачем компании полис и кому принадлежит машина для этого полиса. Если выяснит, что у компании машины нет, компанию ждет штраф.
То же самое с техникой: нельзя просто так купить Айфон с карты, надо доказать, что телефон нужен компании, именно такой марки и модели. Иначе налоговая заподозрит незаконный вывод денег, выставит штраф и потребует доначислить налоги.
Бухучет для карты такой же, как для наличных. Налоговый кодекс не различает траты наличными и по карте. Если вы ООО или ИП, у которого налог зависит от расходов, вы готовите приказ о тратах, записываете расходы в Книге учета доходов и расходов и собираете отчеты о покупках. Всё как для наличных.
Самое главное — сохраняйте чеки и квитанции об оплате картой.В обычных магазинах это товарные чеки и накладные.
Для сервиса в интернете — это электронная квитанция. Электронную квитанцию присылает платежный агент — компания, через которую проходят деньги, например Яндекс-деньги или Робокасса. В электронной квитанции будет написано, сколько, за что, кому и когда вы заплатили. Это и будет подтверждением расходов компании.
Возможно, банк возьмет комиссию за перевод со счета на карту, но такое бывает редко. На всякий случай, спросите свой банк о комиссии или посмотрите тарифы. В Модульбанке перевод бесплатный.
Перевести из другого банка. Если переводите со счета компании в другом банке, отчитываться не надо, но будет комиссия за межбанковский перевод.
Если переводите с чужого счета, налоговая примет деньги за доход. Поэтому с них придется заплатить налог и подтвердить: за что вы получили деньги и от кого.
Внести наличные через банкомат. Это законно, главное, соблюдать правило — подтверждать документами. Если получили наличные от покупателя, вы должны отправить налоговой сведения о покупке. Для этого нужна касса.
Если наличные ваши и вы решили дать деньги своей компании, сначала наличные надо оформить через бухгалтера. О том, как дать деньги своей компании, мы расскажем в отдельной статье. Подпишитесь на анонсы в Телеграме, чтобы не пропустить.
За пополнение карты через банкомат банк может взять комиссию. В Модульбанке пополнение бесплатное на Оптимальном и Безлимитном тарифах, но в вашем банке может быть по-другому.
Выдать карту сотрудникам
Банк может выдать одну карту или несколько, это зависит от банка и вашего желания. Если вы владелец компании, вы вправе передать эти карты любым сотрудникам, но только штатным. Дизайнер работает на вас по договору подряда, значит, ему не полагается карта.
Вы не обязаны оформлять документы к карте: решили выдать карту Маше и выдаете. Но, возможно, налоговой такое не понравится, потому что непонятно, на что вы собираетесь тратить деньги.
Чтобы избежать разборок, сделайте приказ о картах. Его можно сделать один раз и пользоваться всю жизнь компании. Официального шаблона приказа нет, но вот что лучше написать:
Что написать
Кто из сотрудников может использовать карту. При этом писать конкретных сотрудников необязательно. Подойдет, если укажете должность.
Пример
Компания выдает корпоративную карту секретарю, маркетологу и коммерческому директору.
Для каких расходов. Можно указать тип расходов или написать конкретно
Картой можно оплачивать представительские, командировочные и хозяйственные расходы.
Секретари используют карту для закупки воды в офис и канцелярских принадлежностей. Маркетолог — для подарков клиентам, мероприятий для клиентов.
Лимит оплаты по карте для сотрудников
Маркетолог тратит по карте не больше 5000 рублей в месяц.
Как отчитываться за расходы
Отчитываться раз в месяц. В отчете писать стоимость покупки, что купили, зачем и дату. К отчету приложить чеки.
Отчитываться за перевод с основного счета на карту не надо. Пока сотрудник не потратил деньги, они не считаются подотчетными. Поэтому вы собираете отчеты только за покупки. На карте 20 000 рублей, а сотрудник потратил пять — у вас должен быть отчет на пять тысяч.
Отчетность по карте и наличными — одинаковая: если у вас есть шаблон для наличных, используйте его для карты.
Контролировать расходы
Есть риск, что сотрудник спустит деньги на бары и новый Айфон. Чтобы такого не случилось, ограничьте работу с картой.
Установите лимит на оплату: на разовую оплату, на расходы за рубежом — любое ограничение, которое позволит ваш банк.
Сделайте приказ об использовании карты. В приказе напишите, на что можно тратить деньги, в каком объеме и что будет если потратить деньги на себя или не отчитаться за покупки. Писать можно любыми словами, главное, оставить суть: если сотрудник не отчитается или спустит деньги на коньяк, компания спишет расходы с зарплаты.
По закону вы вправе списать такой долг перед компанией без приказа, это разрешает Трудовой кодекс. Возможно, сотрудник попробует оспорить списание, и тут выручает приказ.
Перед тем как выдавать карту, покажите приказ сотруднику и попросите подписать заявление в духе: «Я Маша Иванова, приказ видела, с условиями согласна». Теперь Маша знает, что с карты покупать туфли нельзя.
Привяжите карту к своему телефону или любому, который у вас под рукой. Если сотрудник купит шоколадки, вы об этом узнаете в смс. Еще траты показывает личный кабинет банка. Модульбанк показывает покупки вот так:
Карта работает как наличные: по карте можно покупать тоже самое, что за наличные, отчетность одинаковая, а продавцам всё равно как брать ваши деньги. Хоть картой, хоть наличными, лишь бы вы платили.
Главное отличие — это реакция госорганов. Госорганы с подозрением относятся к наличным, потому что не знают, на что вы их тратите. А вот карты госорганы любят, поэтому меньше задают вопросы. Если нет времени на разборки, подумайте о корпоративной карте для себя и сотрудников.
Компании жалуются на банки: стоит снять побольше наличных, банк просит доказать, что это не вывод денег. Налоговой тоже не нравятся наличные, она всё подозревает уход от налогов.
Проблема в том, что за наличными не уследить. Когда вы снимаете наличные, госорганы не знают, на что вы их тратите. Может, компания покупает бумагу, а может — продает на черном рынке с процентом. Поэтому первая проблема наличных — непрозрачность.