Частые ошибки в учете
В маленьких компаниях и ИП работу бухгалтера выполняет сам предприниматель или собственник. Но для предпринимателя главное — зарабатывать, а не возиться с бумажками. Из-за этого в бухучете появляются мелкие ошибки, которые грозят крупными штрафами. Чтобы их не было, мы подготовили эту статью.
Под подозрение налоговой попадают не только однодневки, но и те, кто с ними работает. Налоговая думает, что компании специально договорились о сделке, чтобы платить меньше налогов или получить вычет по НДС. В реальности компания может и не знать, что ее партнер — однодневка. Или сначала партнер работал честно, а потом занялся обналичиванием денег. Бывает всякое.
Под подозрение налоговой попадают не только однодневки, но и те, кто с ними работает.
Чем грозит. Если налоговая заподозрит сделку с фирмой-однодневкой, она может потребовать доплатить налоги. Получается, компания купила у поставщика товар, оформила бумаги, заплатила налоги, а оказывается, что надо платить еще. Причем сделка могла быть год назад или два, а суммы бывают в миллион и в десять.
Как действовать. Проверять партнеров, выявлять однодневки и не работать ними. Налоговая называет это должной осмотрительностью. На каждого партнера собираете досье: регистрация в реестре, массовость адреса, судебные иски, дисквалификация директора. Советуем скачать список. Результаты проверки лучше хранить в отдельной папке, чтобы показать налоговой в случае чего.
Как проверить партнера и выявить фирму-однодневку — список признаков
Гатчинский ККЗ закупал товар у Агросервиса СПБ. По сделке Гатчинский получил 9 млн вычета по НДС.
Налоговая заподозрила в Агросервисе фирму-однодневку. По юридическому Агросервис не работает, складов и оборудования нет. Директора двух компаний не встречались, чтобы заключить сделку. Вдобавок, в 2014 году Агросервис подал нулевую декларацию по налогу на прибыль, а в первом квартале 2015 года — нулевую отчетность. Счета-фактуры и товарные накладные подписывал неизвестный сотрудник. Директор в Агросервисе был номинальным.
По этим признакам Агросервис — фирма-однодневка, а значит и вычет по НДС Гатчинский не должен получать.
Гатчинский доказал, что проверял Агросервис перед сделкой: запросил учредительные документы, проверил государственную регистрацию. Адрес Агросервиса не числился в списке массовых, а директор не был дисквалифицирован. По этим признакам компания не выглядела фирмой-однодневкой. Суд проверил поставщиков Агросервиса и доказал, что Гатчинский получил товар, сделка не была фиктивной.
Суд отменил претензии налоговой, и Гатчинскому не пришлось доплачивать налоги.
Компания проявила должную осмотрительность и ушла от подозрений налоговой — на сайте арбитражных дел
Чем грозит. Налоговая не принимает к учету расходы без оригиналов подтверждающих документов, а без оригиналов счетов-фактур нельзя сделать вычет по НДС. Налоговая об этом рассказала в письме.
Со сканами счетов-фактур есть опасность не только из-за налоговой. Бывает, поставщик сканом присылает счет-фактуру с одним номером, а оригинал — с другим. Если компания заплатила налоги по скану, ей придется подавать уточненную декларацию.
Со сканами договоров тоже есть опасность. Сделку по сканам легче оспорить. И есть опасность, что партнер пришлет оригинал договора, в котором будут другие условия, чем в скане.
Оригиналы подтверждающих документов — письмо налоговой
Как действовать. Пересылать договоры, счета-фактуры и подтверждающие документы в электронном виде законно, если организовать электронный документообмен: купить электронную подпись и отправлять документы в электронном виде.
С электронной подписью не нужно тратить деньги на курьеров или стоять в очередях на почте: две минуты — и документы уже в Нижнем Новгороде или во Владивостоке.
Как работать с электронной подписью — в статье на Деле
Ошибка 3. Разрешать сотрудникам подписывать документы за директора
Если руководителя нет на месте, он просит расписаться за себя в договоре или счете-фактуре своего бухгалтера или другого сотрудника. Казалось бы, какая разница, подпись же похожа. Но разница есть. Подписывать может только тот сотрудник, у которого есть доверенность.
Чем грозит. Документ с поддельной подписью может никогда не навредить компании, а может подставить на несколько миллионов. Налоговая проверяет подписи на документах, когда доказывает сделку с необоснованной налоговой выгодой. Налоговая думает, что сделка была на бумаге, а в реальности ее не было и может устроить проверку почерка. Так было у компании Центррегионуголь в 2015 году.
Определение Верховного Суда РФ по делу N А40-71125/2015 о необоснованной выгоде — на сайте законов РФ
Налоговая потребовала у компании Центррегионуголь доплатить 4 млн налога на прибыль, 3,6 млн по НДС и еще 1,4 млн штрафов. Налоговая считала, что компания получила необоснованную налоговую выгоду, когда покупала у поставщика уголь. После проверки почерка оказалось, что на счетах-фактурах была фальшивая подпись директора.
Правда, Центррегионуглю повезло. Он доказал, что при выборе партнер проявил должную осмотрительность. А суд признал, что экспертиза почерка была проведена неверное, и отменил все претензии налоговой.
Если подписать документ за сотрудника фирмы-партнера, грозит уголовная ответственность. Компания потеряла счет-фактуру, распечатала такую же и подделала подпись главного бухгалтера поставщика. За это по Уголовному кодексу грозит штраф до 80 000 рублей, исправительные работы или даже арест до шести месяцев.
Подделка документов в статье 327 Уголовного кодекса— на сайте Консультанта
Как действовать. Если вас нет на месте и не можете подписать документ, работа не должна останавливаться. Вот, что нужно сделать для этого:
выдать доверенность всем сотрудникам, которым доверяете подписывать документ. Например, главбуху или директору по финансам;
купите электронную подпись, заключите с каждым партнером соглашение об электронном документообороте и обменивайте документами в электронном виде. Тогда не придется делать доверенность.
С электронной подписью можно подписывать документы из любой точки мира, где есть интернет: если катаетесь на слонах в Таиланде или болеете за любимую команду в Ростове-на-Дону.
Чем грозит. По указаниям ЦБ законно обмениваться наличными в пределах 100 000 рублей по одному договору. Больше нельзя — обе компании получат штраф в 50 000 рублей.
Как действовать. У налоговой меньше подозрений, когда компании платят через расчетный счет. Она может отследить все сделки. Если не выходит через расчетный счет, лучше разбить сумму выше 100 000 рублей на разные договоры.
Ошибка 5. Работать не по своим кодам ОКВЭД
При регистрации предприниматели выбирают коды ОКВЭД. Можно выбрать несколько кодов, если вы работаете в разных сферах: производите товары, продаете их оптовикам и поставляете в розничные магазины. Но налоговой не нравится, когда компании выбирают ОКВЭДы из разных сфер или работают не по со своим ОКВЭДам.
Чем грозит. Закон не запрещает заключать сделки не по своим ОКВЭДам, но это подозрительно. Если компания занималась рыболовством, с чего вдруг она получает деньги за разработку логотипа. Банки и налоговая отслеживают такие операции и могут проверить сделку.
Как действовать. Сейчас будут капитанские советы, других здесь нет:
работайте только по кодам, которые получили при регистрации;
добавьте недостающие коды. Для этого заполните заявление по форме Р24001 для ИП или заявление по форме Р14001 для ООО и подайте его в свою налоговую. Платить госпошлину не надо, но не забудьте паспорт.
Выбирайте ОКВЭДы из смежных областей. Если компания одновременно занимается разведением свиней, производством черных металлов и дизайном, это подозрительно. Кажется, что это компания-однодневка и много кодов ей нужно, чтобы перегонять деньги из разных сфер.
А теперь всё вместе:
вести досье на каждого партнера;
купить электронную подпись и обмениваться документами в электронном виде, а не сканами по электронной почте;
проверить, чтобы у сотрудников были действующие доверенности на подпись. Давайте такую доверенность только тем, кому доверяете;
проводить платежи через расчетный счет. При оплате компаниям наличными разбивать суммы выше 100 000 рублей на несколько договоров;
работать только по тем кодам ОКВЭД, которые получили при регистрации компании. Если их не хватает — добавить новые.
Фирмы-однодневки — компании, которые открываются, чтобы выводить деньги. Они не платят налоги, не составляют отчетность и зарегистрированы по массовым адресам. Со стороны однодневка может выглядеть как обычная компания: с офисом, документами и расчетным счетом в банке.
Необоснованная выгода: работа с однодневками — в статье на Деле